5 claves para el desempeño saludable, productivo y eficiente de los equipos de trabajo en medio de la crisis.
Migrar hacia el teletrabajo hoy día es una necesidad para reducir las posibilidades de transmisión y contagio del coronavirus.
Buheivar Consultores
Con la feroz propagación del coronavirus en nuestro país aparecieron dos nuevos grupos de preocupaciones en el mundo del trabajo y las empresas:
(i) prevenir los contagios, mantener la salud de los que están sanos y participar de la recuperación de los que se enferman, realizando las actividades que se pueden desarrollar en este contexto sin poner en riesgo la vida de chilenos y extranjeros, lo que equivale a mantener funcionando toda la producción, servicios e instituciones que son necesarios para combatir la epidemia adecuadamente, sostener la vida en los hogares y mantener operativas las actividades estratégicas para la nación, y
(ii) cuidar el flujo de la actividad económica para que en el contexto de la pandemia se siga desarrollando de la forma más productiva que sea posible, respetando los estados de excepción. Todo lo mencionado pasa al primer plano aunque en el trasfondo se mantiene la situación del quiebre social que también nos afecta.
“En la realización del teletrabajo se evidencia que la fluidez y efectividad de los procesos pasa por la continua comunicación y coordinación de las personas. Si las personas no conversan adecuadamente los desperdicios se incrementan y cae la generación de valor”.
Considerando que la distancia social es un factor clave para aplanar la curva de contagios y evitar que más chilenos y extranjeros sufran la enfermedad, el teletrabajo es una posibilidad que conviene comenzar a implementar a la brevedad en todas las oficinas donde sea posible hacerlo.
Sin embargo, no porque necesitemos practicarla con suma urgencia se trata de una tarea fácil de realizar ya que en muchas organizaciones se presentan diversas situaciones que dificultan su puesta en marcha, siendo algunas de ellas la desconfianza histórica de las jefaturas respecto del correcto uso del tiempo y de la adecuada ejecución de tareas por parte del colaborador, y por otra parte la tendencia de muchos colaboradores de falta de proactividad. Para poder lidiar de mejor modo con la oleada de desafíos que se viene a instalar a la largo de todo Chile, te presentamos cinco claves del teletrabajo para que los consideres al momento de implementarlo con tu equipo y resulte una experiencia saludable, productiva y eficiente.
1. Backup y tecnologías.
Este aspecto considera la definición del equipo de backup que será el encargado del setup y mantenimiento de las herramientas y recursos tecnológicos que será necesario para la correcta operación de cada miembro del equipo que estará actuando bajo la modalidad de teletrabajo, y que se hará cargo de la validación, entrega, instalación y correcta educación de dichas herramientas. Para definir la operación, las prácticas de coordinación y de organización del trabajo que serán soportadas tecnológicamente se necesita establecer el encuadre del trabajo y del equipo. Hoy día existen muchos recursos disponibles en internet para realizar capacitaciones, reuniones grupales, hacer seguimiento de tableros Kanban y para muchos otros fines relacionados.
2. Encuadre del trabajo y del equipo.
En la realización del teletrabajo queda en evidencia que la fluidez y efectividad de los procesos pasa por la continua comunicación y coordinación de las personas. Si las personas no conversan adecuadamente los desperdicios se incrementan y cae la generación de valor. Todo esto se simplifica estableciendo al inicio del teletrabajo los bordes operacionales y resultados en los cuales se enfocará el equipo, lo que a su vez pasa por una clara explicitación de los focos de valor en los cuales se concentrarán. Preguntas oportunas a esto son:
¿Qué les preocupa, necesitan y esperan nuestros clientes ahora?.
¿Cuáles son operaciones críticas/estratégicas para la organización y/o el país?.
¿De qué nos queremos hacer cargo como equipo en la situación presente?.
¿Cuáles son los KPI’s relevantes y los rangos de operación en los que nos iremos moviendo para declararnos satisfechos con el trabajo realizado?.
Una vez que se establecen los flujos de acción consistentes con lo anterior, se descomponen los resultados grupales en responsabilidades individuales y se definen los roles de cada uno (puede desempeñar más de uno), comprendiendo que estos tienen un carácter plástico ya que será necesario ajustarlos de forma continua según el pulso de las contingencias, lo que además implicará la necesidad de desempeñarse con empoderamiento y creatividad para resolver problemas impredecibles.
3. Gestión lean & deep.
En entornos VUCA (1) es necesario comprender que la claridad es algo muy valioso, pero transitorio. El encuadre del trabajo y del equipo proporciona un marco de referencia para las acciones que se realizan en el trabajo, pero se requerirá cultivar diariamente la comunicación y la coordinación para que la experiencia de los clientes, la productividad, la eficiencia y la satisfacción acompañen al equipo en su desempeño.
En otros contextos menos complejos las metodologías lean proveían de buenas prácticas de organización y coordinación del trabajo. En este nuevo escenario son más útiles aún porque acortan las brechas de comunicación que se generan con el teletrabajo. Lo que nosotros recomendamos es la implementación paulatina de algunas prácticas lean sencillas y poderosas, destacando entre ellas a las siguientes:
- Reunión de equipo de planificación de la semana y revisión de avances.
- Reunión diaria de equipo de 15 minutos.
- Blog de hallazgos y aprendizaje colectivo.
- Tablero Kanban.
- Reunión mensual de equipo para la resolución de problemas.
Nunca debe olvidarse que los métodos lean surgieron en otros contextos culturales, y muchas veces resultan muy rígidos e impracticables en nuestra cultura empresarial y de trabajo. El aspecto “deep” de esta clave del teletrabajo viene dado por la capacidad de lo líderes de escuchar profundamente el estilo y posibilidades del equipo, y hacer adaptaciones de los métodos de modo que las personas los puedan incorporar efectivamente, para que sean una ayuda real en los hechos y no terminen siendo más cosas por hacer.
(1) de volatilidad, incertidumbre (uncertainty en inglés), complejidad y ambigüedad.
4. Kaizen.
Otro aspecto clave del teletrabajo es el cultivo de la disposición y de las prácticas que permiten mejorar continuamente al equipo y a cada individuo, lo que impacta el desempeño y el clima.
El espíritu kaizen difundido en el sistema TPS de Toyota, consiste en buscar la manera de ir mejorando un poco más cada día, lo que desde el punto de vista “deep” mencionado anteriormente, nos sitúa en distintas dimensiones del trabajo, no solo la técnica. Los ámbitos de mejoría pueden ser muchos, como la forma en que se lleva a cabo una acción, la actitud con la que estamos tomando nuestras responsabilidades o dificultades, o el como se siente el equipo en sus labores y vínculos, por ejemplo respecto de su jefe directo. La parte más importante de kaizen, y es una de las más difíciles de comprender por ello requiere educación en mindfulness y en inteligencia emocional para el trabajo, es que la transformación más importante no es la del entorno, sino que es la de nuestro mindset, en tanto es el lugar desde el cual percibimos y actuamos en el mundo.
Algunas prácticas que recomendamos ir incorporando en los equipos son las siguientes:
- Feedback mutuo de jefe y colaborador de 20 minutos, realizado de forma semanal o quincenal.
- Barómetro mensual de los estados de ánimo del equipo, y discusión abierta en la segunda reunión de planificación semanal.
- Análisis de tensiones e insatisfacción de clientes para la excelencia operacional y la innovación.
- Reunión grupal mensual del equipo, para analizar el estado de los compromisos y definir los focos de trabajo del mes que comienza.
- MIndfulness y diálogos generativos.
5. Liderazgo consciente
Finalmente el aspecto más importante del teletrabajo, porque lo es del trabajo en general, es el cultivo del liderazgo consciente. Esta es la capacidad social en contextos VUCA de abrir nuevas posibilidades por medio de productos y servicios que generan sorpresa y agradecimiento en los clientes, y satisfacción en los equipos.
En la esencia de esta capacidad se encuentra el fenómeno de la co-inspiración. En este núcleo se construye la motivación y la confianza mutua entre líderes y liderados, desde la cual se constituye el proyecto común que inspira a navegar atravesando lo desconocido, los nuevos escenarios de negocios y sociales, con inteligencia, esperanza, paciencia y férrea determinación. El liderazgo consciente se puede cultivar desde el altruismo genuino, que es es lo que da la fuerza de arrojo y resiliencia que permite atravesar adecuadamente los obstáculos que se presentan en el camino. Esto es lo que genera unión auténtica y cuidado mutuo en los equipos. Por estas razones en la base del cultivo del liderazgo consciente está la práctica del mindfulness y del pensamiento crítico.
En el tiempo que viene las personas y trabajadores de nuestro país estarán sometidos a una situación de agobio, temor, ansiedad e incertidumbres inéditos, quizá nunca vistos antes en nuestra historia. La gran clase media que por tantos años viene buscando dejar atrás las sombras de la pobreza, ve hoy día que sus esfuerzos pueden desvanecerse como castillos en el aire, si no logramos responder acertadamente a las grandes problemáticas que estamos viviendo. La complejidad que enfrentamos no tiene precedente en el mundo, por lo tanto no existen en otras países las respuestas que vamos a podar copiar e implementar localmente.
Estamos llamados a la innovación, a la reconstrucción ética, moral y económica del país, a la reconfiguración del pacto social y de nuestra relación con el mundo, al saneamiento auténtico de toda nuestra institucionalidad, y al compromiso de una gran mayoría con esta misión. Ante esta tarea histórica-nacional la mente que se ha especializado en calcular beneficios y maximizar ganancias queda corta. Por cierto que esa tarea es necesaria para poder proyectar sustentable los grandes y pequeños emprendimientos, pero es medicina insuflciente, rígida y desintonizada de lo que urge hoy día. El liderazgo consciente es una vía revolucionaria, en tanto abre de forma radical el horizonte de posibilidades de conocimientos, capacidades y realizaciones. No es nueva, porque se funda en una sabiduría milenaria que se ha adecuado a nuestro temple y anhelos, y puede ser cultivada por todos los que se interesen y comprometan seriamente en esa tarea.
Desde esta pequeña tribuna esperamos que todos se encuentren bien y vayan cuidándose de forma responsablemente también a sus seres queridos y a nuestra sociedad. Les enviamos nuestros mejores deseos de salud y fuerza para este momento. Esperamos haber aportado un grano de arena orientador con estos tips para implementar el teletrabajo.
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